El control horario en España afronta un nuevo cambio normativo. Aunque el registro de jornada es obligatorio desde 2019, el Gobierno trabaja en una reforma legal que dará un paso más: el fichaje de los trabajadores deberá realizarse obligatoriamente por medios digitales, con mayores exigencias técnicas, más control por parte de la Inspección de Trabajo y un régimen sancionador más severo.
La medida forma parte del proyecto de ley para la reducción de la jornada laboral y la modernización del registro horario, y todo apunta a que su implantación efectiva se producirá a lo largo de 2026, una vez superado el periodo transitorio previsto.
¿Cuándo entrará en vigor el fichaje digital obligatorio?
El texto legal actualmente en tramitación establece que, tras su aprobación definitiva y publicación en el BOE, habrá un periodo transitorio de seis meses durante el cual las empresas podrán seguir utilizando los sistemas actuales.
Aunque en los últimos meses se ha señalado enero de 2026 como fecha de referencia, el calendario final dependerá del ritmo de la tramitación parlamentaria. En cualquier caso, el objetivo del legislador es claro: 2026 será el año del registro horario digital obligatorio en España.
¿Qué empresas estarán obligadas?
La obligación afectará a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector, y a todas las personas trabajadoras, ya tengan contrato a jornada completa, parcial o trabajen en modalidad de teletrabajo.
La reforma no introduce la obligación de fichar —ya existente—, sino que define con precisión cómo debe hacerse el registro, eliminando sistemas manuales poco fiables y estableciendo un estándar digital común.
¿Cómo deberá funcionar el nuevo fichaje digital?
El nuevo modelo de control horario deberá cumplir una serie de requisitos clave:
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Registro diario y digital de la jornada.
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El fichaje deberá realizarlo directamente la persona trabajadora, de forma personal e inmediata.
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Se deberán registrar hora exacta de inicio y fin, así como las interrupciones que no computen como tiempo de trabajo.
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El sistema deberá distinguir entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.
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El registro deberá garantizar trazabilidad y autenticidad, dejando constancia de cualquier modificación.
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Los datos deberán estar en un formato accesible, legible y compatible, que permita su consulta y descarga.
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La información deberá conservarse durante cuatro años.
Además, el registro deberá estar disponible no solo en el centro de trabajo, sino también mediante acceso remoto para la Inspección de Trabajo y para la representación legal de los trabajadores.
Más control y mayor carga de prueba para las empresas
Uno de los aspectos más relevantes de la reforma es que la responsabilidad de acreditar que el registro es correcto recaerá plenamente en la empresa. Es decir, no bastará con “tener un sistema”, sino que deberá cumplir todos los requisitos legales y funcionar correctamente en todo momento.
Este enfoque refuerza el control sobre las horas extraordinarias y busca evitar fraudes o registros manipulables.
Sanciones más duras: multas por cada trabajador afectado
La reforma también endurece el régimen sancionador. En caso de incumplimiento, la falta de registro o su falseamiento se sancionará por cada persona trabajadora afectada, y no de forma global como hasta ahora.
Las multas previstas oscilarán entre:
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1.000 y 2.000 euros (grado mínimo)
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2.001 y 5.000 euros (grado medio)
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5.001 y 10.000 euros (grado máximo)
Esto supone que una empresa con varios empleados sin un fichaje digital correcto podría enfrentarse a sanciones económicas muy elevadas.
Un cambio que obliga a anticiparse
La futura obligatoriedad del fichaje digital marca un cambio estructural en la gestión del tiempo de trabajo en España. Más allá del cumplimiento legal, las empresas deberán revisar sus sistemas de control horario, su política de horas extra y su adaptación al trabajo híbrido y a distancia.
Aunque el calendario definitivo aún no está cerrado, todo indica que 2026 será el año en el que el control horario digital pase de recomendación a exigencia real, con consecuencias económicas importantes para quienes no se adapten a tiempo.
